數碼行業建帳操作說明 一、數據基本信息 帳套代碼：數碼帳套名稱（公司名稱）：數碼行業 帳套代碼以10個字節長度可以是英文，數字或者漢字 開賬日期：2006年1月1日建議啟用帳套的日期在每個月的1號 二、行業屬性設定 1、根據數碼行業特定的銷售模式，在此帳套小企業會計制度選擇和納稅性質根據根據企業的實際情況設置，此例子帳套選擇了“一般納稅人”。行業類型和納稅性質這兩項選擇啟用帳套后是不可以修改的。行業默認屬性：提供了三個選項，并根據所選擇的行業不同而有所區別，而且默認的選項不可以修改 2、本帳套科目級長：4-4-3-3-2-2 3、因為行業中涉及到零售與代銷以及批發，所以在設定二級會計科目的時候選擇的長度為4，這樣可以合理的避免當客戶已經超過999個的時候無法新增新客戶，系統內提供最多六級的會計科目，除第一級科目長度不能修改之外，其他各級科目長度均可以由用戶根據公司的實際情況來定義長度，但科目編碼總長度不得超過18位。第二級科目的長度的好根據客戶或供應商的多少來定義。假設第二級科目為2位，那么客戶或供應商的數量最多能夠超過99個，為3位最多不能夠超過999個，依次類推。此選項啟用帳套后不可以修改 4、行業默認屬性：提供了三個選項，并根據所選擇的行業不同而有所區別，而且默認的選項不可以修改 5、在“進銷存與財務結合使用”的設置下，軟件會自動在“應收帳款”、“應付帳款”、“預收帳款”、“預付帳款”這幾個往來科目下根據客戶、供應商資料自動添加相應的二級會計科目，所以二級科目長度直接影響客戶供應商的數量；所以根據一年左右可能會有的最大的客戶、供應商數量來設置二級科目長度。 6、倉庫庫存選項：禁止負庫存出庫及期末負庫存結賬 為了便于成本的核算、為方便月未企業部門間的對賬，在倉庫庫存選項的設定上，我們建議禁止負庫存出庫的業務，同時禁止企業期未負庫存結賬。 7、價格跟蹤方式：以參考價 當前的數碼行業，競爭非常激烈，價格競爭是保證企業在競爭中取得優勢的一個有力的手段，建設價格跟蹤統一采用以參考價跟蹤這種價格跟蹤方式 8、憑證字：現收、現付、銀收、銀付 系統共提供了“記”、“收、付、轉”、“現收、現付、銀收、銀付”、“轉”三種憑證字 備注：以下項目是帳套建立后不能更改的選項 1）所屬行業（行業默認屬性） 2）納稅性質 3）進銷存與財務是否結合使用 4）會計科目長度 5）憑證字 6）帳套啟用日期 三、初始化的其他需要注意的事項 1、進銷存初始化 1）初始數據信息的編碼設置的有建議有一定的規律，以方便今后在使用中查詢。可以根據有關類別進行過濾查詢。為了方便用戶能更迅速的做好進銷存初始化。軟件提供了資料導入的功能，在需要導入的Excel資料中，格式內容沒有問題的情況下。貨品資料，客戶資料和供應商資料可以進行資料導入，得對資料進行手工匹配客戶。 2）對于客戶、供應商在建賬期初仍有未結清的款項時，需要在客戶、供應商資料中的 “期初應收”、“期初應付”中輸入，在經銷存與財務結合使用的情況下，軟件會自動將該處錄入的期初往來款轉到“帳務初始數據”中；這是在啟用帳套后不可以進行修改或者補錄的。 3)貨品資料的某些信息，如存貨類型，貨品屬性，成本核算方法，加權價都需要在新增貨品狀態下定義好，定義好啟用帳套后，這些信息都是無法修改的。 4）設置好貨品資料和倉庫資料，期初庫存可以在庫存商品初始化中進行輸入。成本核算方法為“移動加權法”和“全月一次法”的貨品，加權價也可以對應的在此輸入，和在貨品資料中的加權價輸入窗口是一樣的性質。如果是成本核算方法為“個別指定法”的貨品，貨品對應每一個批次的初始庫存和加權價需要從這個窗口進行錄入。 5）如果企業有委托代銷業務，在啟用賬套前還需要錄入貨品己經發出尚未進行代銷結算的各項委托代銷初始數據。有期初發生估價入庫并且尚未沖回的，應在初始化時輸入其初始數據。 6）收付款帳戶中的開帳余額需要在初始化中進行輸入，開帳后無法輸入。 2、帳務數據初始化 1）3000pro比3000std增加了固定資產模塊，在期初固定資產初始化采用卡片形式錄入。用戶根據企業固定資產的情況對固定資產進行增加既可。 2）帳務初始化中的“本年年初”列是不能輸入的，只能輸入“期初余額”和“本年累計”，軟件自動按照科目的借貸方方向反向計算出“本年年初”。 本年損益累積發生是僅針對損益類科目的。損益類科目每月結轉損益之后余額都為0，從本年1月1日到開賬前一天的損益類科目累積發生額就輸入在此處，該列金額不計算，僅僅是為了“利潤表”中“本年累計數”的完整。若該列沒有錄入，且開賬日期不是1月1日，那么生成第一個月的利潤表時，“本年累計數”=“本月數”。輸入完成后， 點擊“試算平衡”按鈕，如果通過試算平衡，就說明可以啟用帳套。試算平衡只說明經軟件驗證，輸入的數據借貸方相等，至于數據的正確性則需要用戶自己驗證。 3)數據初始化工作做完后，建議客戶將帳套做一個備份，方便啟用之后修改。方便啟用后，發現輸入錯誤或者忘記輸入數據的情況，可以恢復啟用前的備份文件進行處理。以免重復建帳再做操作。 四、啟用帳套的基本業務操作 1、采購模塊 1）采購訂單只是一種對采購意向做記錄的單據，單據在保存后，不會對任何數據產生影響。如果訂單不需要執行，可以使用“中止執行”的功能使單據作廢； 2）估價入庫用于發生“貨已到、發票未到”的業務時對未知采購單價的貨品辦理暫時入庫的手續；當收到發票，只需開具采購收貨單，引用相應的估價入庫單進行保存，系統會自動生成對應的紅字估價單沖回原有估價單，并做相應的會計處理； 3）采購收貨單用于對貨品辦理入庫手續，視情況可以引用采購訂單或估價入庫單進行編制，也可以不通過訂單直接進行收貨。 4）而采購付款是指對采購所發生的貨款進行支付。做應付款或預付沖應付時需引用對應的采購收貨單，也可以直接做預付款或應付轉預付。如果退回預付款，可直接做預付款的紅字單據。如果因退回已付款的收貨單、同時選擇了沖抵往來造成應付款大于貨款，可使用應付轉預付將紅字應付轉為預付款； 5）采購退貨用于對采購的貨品進行退貨的處理。正常情況下建議退貨時引用對應的采購收貨單或現款采購單進行編制。一般情況下，已付清款項的采購收貨退回時使用“退回現款”，反之則使用“沖抵往來”。 6）現款采購用于對“一手交錢、一手交貨”這種及時付清往來款項的業務進行處理，可以免去先收貨、后付款的操作，使處理的過程更加簡單、直接。 2、銷售模塊 1）銷售訂單只是一種對銷售意向做記錄的單據，單據在保存后，不會對任何數據產生影響。如果訂單不需要執行，可以使用“中止執行”的功能使單據作廢； 2)委托代銷用于發生“先發貨、再結算”的業務，在之后的代銷結算中再進行結算； 3）銷售開單用于對貨品進行銷售，視情況可以引用銷售訂單進行編制，也可以不通過訂單直接進行收貨。 4）而銷售收款是指對銷售所發生的貨款進行收入。做應收款或預付沖應付時需引用對應的銷售收貨單，也可以直接做預付款或應付轉預付。如果退回預付款，可直接做預付款的紅字單據。如果因退回已付款的收貨單、同時選擇了沖抵往來造成應付款大于貨款，可使用應付轉預付將紅字應付轉為預付款； 5）銷售退貨用于對銷售開單出去的貨品進行退貨的處理。正常情況下建議退貨時引用對應的銷售收貨單或現款銷售單進行編制。一般情況下，已付清款項的采購收貨退回時使用“退回現款”，反之則使用“沖抵往來”。 6）現款銷售用于對“一手交錢、一手交貨”這種及時付清往來款項的業務進行處理，可以免去先收貨、后付款的操作，使處理的過程更加簡單、直接。 3、倉庫管理 1）對于數碼用品行業這種商品流通型企業而言，在日常業務中不存在生產過程，所以領料單、退料單、產品進倉單這三種單據一般不進行編制。當然，如果有領用辦公用品等特殊的行政領料業務發生時，可以使用領料單進行編制；另外需要注意的是，產品進倉單指的是產成品的驗收入庫，并不是對采購回來的貨品進行入庫，所以，在開具采購收貨單后，不能再開具相同的產品進倉單； 2）倉庫調撥單指的是對不同倉庫之間的貨品進行調撥處理。在本軟件中，只支持倉庫間的同價調撥，換而言之，調撥單中的貨品單價不允許修改； 3）庫存變動單用來處理庫存商品的臨時變動業務，如汽車用品行業可能用到的貨品樣品領用。開具庫存變動單之后，賬面的庫存數量不會改變，這一業務只會在實際庫存報表中反應； 4）在該數碼行業帳套中并不存在組裝與拆卸組裝與拆卸用于對可進行由若干獨立貨品合并成另一種獨立貨品，或者一獨立貨品分解成若干獨立貨品的業務處理。做組裝或拆卸之前，都需要先在組裝后或拆卸前的貨品的基本資料中設置組成元素資料； 5）庫存盤點用于對賬面庫存與實際的庫存之間的一致性進行盤點調整，或對經營過程中商品的溢、損進行處理。其中，藍字表示盤盈，紅字表示盤虧； 6）存貨調價用于調整庫存商品的成本價。需要特別注意的是，存貨調價必須遵循會計的謹慎性原則和可變現凈值孰低法原則，在企業持續經營中因歷史成本與市面價值出現偏差的情況時才進行成本價的調整。所以，不允許使用存貨調價單對由于操作失誤或者計算中出現的錯誤進行修正； 4、帳務系統、固定資產、工資模塊 1）由進銷存業務、工資等自動生成會計憑證，和在賬務系統中的“憑證錄入”中手工編制其他會計憑證每個月都需要經過審核，登帳才能產生有關帳務報表，有損益類科目發生則還需要結轉損益。有外幣核算業務需要進行期末調匯。需要注意的是，損益表的數據需要結帳到下一個會計期間才可以正確生成。現金流量表的數據則需要對核算現金流行科目的憑證進行現金流量分配才可產生。 2）有固定資產業務需要每月進行固定資產計提折舊。需要注意的是本期增加的固定資產本期不計提折舊，下期計提折舊；本期減少的固定資產照提折舊，下期停止計提折舊。 3）工資核算模塊首先要注意，員工的固定工資是在員工資料中進行輸入，其次需要注意的是，各個工資項目的計算公式需要定義完整，并通過檢測才可以計算正確。支付工資后，設置好有關的工資分配科目進行分配就可完成工資模塊的工作。 5、系統日常維護操作 1）在現有數據下，帳套文件不能通過引入導到軟件中使用，所以建議客戶無論是否是初始在做初始化，都建議客戶做好數據備份，以避免數據出錯又無備份造成不必要的損失。 2）由于數據量持續累增加大，可能會造成帳套運行速度降低。這時可以用軟件中的初始數據導入功能，將帳套的基礎資料和期末余額轉到一個新的帳套，在新的帳套中繼續進行工作。做初始數據導入之前，必須先把帳套進行結賬，并且不能再錄入下一期的數據。 3）當速達軟件公司退出本產品的升級補丁時，可通過登錄官方網站下載合適的升級補丁進行安裝升級。每次升級到新版本之后，都需要進行帳套修復。 4）系統維護可對數據進行備份、恢復、修復，基本能滿足客戶的對帳套的日常管理。 5）對不需要的帳套，可以進行刪除。刪除時可選擇放入帳套回收站或者徹底刪除，放入帳套回收站只是邏輯上的刪除，指將帳套從帳套列表中刪除，日后需要時還可以恢復進行操作；徹底刪除則是把帳套從硬盤上做完全的物理刪除，無法再進行恢復